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公關活動有哪些工作內容?用Timetable分享記者會案例!

斐品整合行銷公關顧問有限公司|公關活動有哪些工作內容?用Timetable分享記者會案例!
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一場公關活動,舉凡記者會、媒體發佈會或媒體餐敘,甚至KOL/網紅的聚會或活動出席,有哪些既定的工作內容和準備程序?需要多少人力?前期大概要多久的準備時間?這篇文章將透過斐品近期案例的Timetable,為即將舉辦品牌活動的品牌主或行銷公關人員們一一解析!

品牌公關活動Timetable案例

Photo Credit: 斐品整合行銷(轉載請務必標明出處: https://flippingit.tw/

 

此為每次斐品籌備客戶品牌的專案時,都一定會盤點的基本工具,也就是Timetable/甘特圖,透過Timetable我們可以更掌握整體專案狀況、準備時程、目前提交的工作項目以及下一階段的工作內容,對於整體專案管理非常有幫助。
一般來說Timetable除了上圖這樣的工作內容表以外,後面會拉完整的時程,透過日期表或直接點出某一日去做呈現都有,主要是為了清楚管理整體的專案進程。但本文章作為案例使用,所以將後面的時間軸刪除,會以文字來跟各位說明準備時程內容。

✧延伸閱讀:記者會流程、場地、新聞點、場佈背板全解析!輕鬆規劃最新媒體活動

 

一、媒體活動需要的工作內容盤點

1. 整體

財務方面

報價單提供/用印/訂金匯款/結案報告&尾款發票提供
此為每次斐品在專案起始時都會進行完整的確認,確保品牌與公關公司彼此對於合作項目沒問題,才會展開執行。

 

整體專案管理

專案Timetable提供/整體規劃初步提案/整體規劃完整提案
在雙方確認合作後,斐品即會展開初步的規劃,包含盤點出整體專案的Timetable/甘特圖,釐清專案排程以外,也會開始準備提案。

 

活動流程相關

活動流程與Rundowon/內外部行前會/活動日
提案完成後到活動進行前,會陸續產出活動流程Rundown、主持人講稿、以及舉辦內部和全體的行前會,確認所有參與方都清楚工作劃分,準備完善的進行活動。

 

2. 設計

主視覺

設計方向提案/設計初稿/設計定稿/延伸物設計定稿
主視覺(KV/Key Visual)是整場活動的設計中樞,斐品較為謹慎,我們會先透過方向提案,透過相關產業的記者會案例確認品牌希望的調性、必須呈現的內容或風格後,才會展開設計初稿,這樣整體設計方向才會更貼近客戶所需,減少彼此來回或抓不住重點的成本浪費,接著進行微調後來到定稿與延伸物設計。

 

輸出與場佈

設計物發包製作/設計物完成/驗貨確認
待設計皆完成後,斐品接著會與長期配合的場佈廠商或輸出廠商發包製作,將設計轉換為實體物件,例如Photocall道具、拍照牆、拍照背板、產品陳列區、產品情境區、舞台背板等等於記者會上使用。

 

3. 外部廠商/人力

活動場地相關

場勘/活動場地檔期確認/訂金付款/場佈廠商檔期與內容確認
整場公關活動當中,場地佔很大的比重,因應參加人數的多寡、活動的風格、距離遠近、場地提供的附加價值或服務等都各自有所優劣,就看品牌如何做重點取捨。
以參加人數較多為例,可能會選擇飯店宴會廳Ball Room或華山/松菸這種大型倉庫,但相對現場就會比較空曠與挑高,可能就會需要更多的裝飾或場佈讓空間更活潑、豐富一些。

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主持人

人選建議/檔期確認/合約簽署/主持人講稿
主持人是整場活動的精髓之一,斐品會推薦的人選皆為長期配合、具有一定合作默契,且相當熟稔記者會流程的主持人選,通常擅長掌握記者調性與需求,也能與品牌方做很順暢的溝通。

 

攝影師

人選建議/檔期確認/合約簽署/Shooting plan提供
攝影師有分成動態與靜態,動態為影片類型攝影、靜態為照片,通常一場記者會都會建議至少要有靜態攝影,因為會需要發布新聞稿,新聞稿照片由於有機會刊登在報章雜誌等輸出物上,對於品質與解析度需求較高,發個攝影師會對於整場活動的媒體曝光加分不少。
斐品會推薦的攝影師,也是長期配合、具有相當優秀的合作沒說,且都很清楚整體記者會流程、何時要交照片、照片需要修到什麼程度等,可以透過Shooting plan讓攝影師更了解拍攝需求,有效率的產出質感佳的照片/影片。

 

外燴F&B(Food & Beverage餐食)

廠商建議/檔期與內容確認
外燴F&B是記者會上常常需要的內容,通常會提供簡單的Finger Food小點,讓媒體朋友在活動進行中可以稍作拿取,更舒適的參與活動。

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4. 新聞稿

新聞切角與整體

品牌資訊與新聞議題提供/新聞角度安排/媒體發布名單提交
首先在記者會操作前,需要先清楚了解本次活動的主軸與希望讓媒體們協助傳播的內容,因此品牌資訊這塊會需要客戶先行提供,接著斐品就會依據當前媒體聲量、產業熱度與市場狀態,建議最適切的新聞議題與角度安排。
接著,斐品會同時規劃新聞稿發布的媒體名單,依據溝通產業,通常會包括到50–100家媒體,除了現場邀約到記者會的媒體以外,也會線上通發媒體新聞資訊,力求最大最廣的報導曝光。

新聞稿內容

新聞稿素材提供/新聞稿初稿/新聞稿完稿/新聞稿送印
與客戶確認完成新聞稿發稿議題、角度與段落大綱後,斐品即會展開新聞稿撰寫,並在撰寫完成後提供初稿讓客戶確認,沒問題我們才會展開完稿與相關用印,一道一道的精實SOP為的就是讓整體流程更順暢、更精準、更專業。

 

5. 媒體邀約

邀約相關文件準備

邀約媒體名單建議與提供/專訪媒體邀約/RSVP(約3次)
在媒體出席邀約當中,斐品會先與品牌客戶對焦邀約媒體名單,並同步展開專訪(專題訪問)邀約,同時提供3次左右的出席意願回報,通常為活動前2次、活動當日1次,目的是為了最最掌握媒體出席狀況,能協助現場座位安排、公關禮物準備、也能稍微預期報導曝光狀況。

 

媒體邀請函

一般媒體邀請函初稿/完稿/發送
在確認媒體邀約名單與記者會切角後,公關團隊展開邀請函撰稿與相關設計,確認後即會一一發送並開始媒體follow流程,陸續確認邀請函送達狀況與出席意願。

 

TV媒體邀請函初稿/完稿/發送/傳真
TV電視媒體的邀請函發送時間通常與一般媒體有所差別,而且除了一般線上發送外,我們還會進行傳真,以確保電視媒體收到以及有機會安排攝影出席。

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6. KOL/網紅合作出席

KOL/網紅邀約

建議名單提供/合作名單確認/邀約信發出/確認出席名單&報價
KOL/網紅這塊的操作並不一定是每場記者會都有,但依據斐品公關團隊觀察,有越來越常見的趨勢,可以發現自媒體的聲量與力度上也漸漸提升。
斐品會針對公關活動內容,建議合適的KOL/Blogger/Youtuber/藝人/Instagramer/網紅等的名單給品牌,品牌可以依據需求與預算來做選擇,確認後我們就會展開邀約並提供相關報價。

 

接待與後續追蹤

出席與貼文曝光/曝光成效數據提供
接著就是現場活動的出席接待,並等待當日與後續陸續的貼文/限動曝光,斐品長期操作KOL具有相當豐富的經驗,我們也會主動蒐集露出成效並彙整提供客戶,讓品牌可以掌握本次操作的效益、並盤點未來長期合作的人選。

 

二、媒體活動需要的準備時程

看完上面洋洋灑灑6大點的項目內容,大概可以了解到一場公關活動並不是一蹴可幾,內涵的工作項目和團隊/人力需求其實很多元,因此提早準備絕對是必須、也會對於活動的完整度和流暢度更更加分。
一場媒體活動斐品經驗上,大致為一個半月的準備時程,也就是從正式合作到活動日當天,建議有1.5個月的時間在準備上會更為充裕,也是一般案子上最合適的週期。
當然也有急件案可能只有1個月,那就要看活動的複雜程度、人力需求、場佈輸出需求等,以最快速最具效益的方式來做呈現,這樣的急案斐品也有舉辦過的經驗。

 

三、媒體活動需要的人力

一場公關活動需要很多人力與第三方廠商一起協助,以一般活動的人力來說,需要公關專業人員至少3–4位、一般接待至少3–4位、舞台助理或場控等至少2位、場佈/撤場人員至少3位、攝影師2–4位、主持人1位、F&B廚師與服務生約4–5位,整體人力約需18–23位不等。
那如果有其他更複雜的活動,例如經銷商/VIP派對等,當然人力上就會再更提升。
因此,這也是為什麼多數品牌都將媒體活動做外包,外包讓公關公司協助的原因之一,除了公關公司具備更精準的媒體議題能力和媒體線路資源以外,在活動的規劃經驗與人力配置上也會更為充裕,能夠協助品牌將活動做得更大更盡善盡美。

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以上分享給大家,近期因為疫情趨緩,多數品牌亦開始規劃媒體活動,斐品4–5月的記者會就有5–6場,大約1–2週就有一場的密集程度,可見品牌主們對於斐品公關的豐富經驗有目共睹。我們相信透過斐品的媒體專業,能夠為各位客戶們最大化報導曝光聲量,期待您的品牌成為我們的精彩案例!歡迎和我們聊聊

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