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記者會流程、場地、新聞點、場佈背板全解析!輕鬆規劃最新媒體活動

斐品整合行銷公關顧問有限公司|記者會流程、場地、新聞點、場佈背板一篇解析!輕鬆規劃最新媒體活動
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這是2022年第一篇行銷公關趨勢文章分享!大家新年快樂!🎉

因為COVID-19疫情關係,實體活動停辦了大概半年有,斐品團隊從去年約10月多才開始陸續接到線下活動的專案與合作。而在2021年末時,我們與不少客戶聊起今年的媒體活動規劃,包括記者會、媒體餐敘、發佈會等不同的類型,更有幾場是已經討論出確切的活動時間點與新聞議題,都是很棒、很有構想的品牌,團隊對於合作都非常興奮與期待!
這篇文章將以記者會/媒體餐敘/媒體發佈會所必備的幾個要素,包括流程、場地、新聞點、場佈背板硬體設備等等面向,來簡單跟大家說明規劃上的Know-how,希望能讓今年預計要舉辦相關媒體活動的品牌主與行銷前輩們更有方向,也歡迎和我們一起討論聊聊喔!

重點一:記者會流程/Rundown該怎麼規劃?

每一場活動,斐品團隊都會準備完整的流程規劃/Rundown與主持人講稿等細節內容,並且在活動前與所有合作夥伴、品牌客戶完整過一次,確保大家整體理解、做法上一致。
而在流程規劃的部分,一般來說橫欄會分成時間、流程項目、地點、物品/道具、硬體需求、負責人員、主持人講稿等,例如其中一個橫欄按照上述順序可能是1330–1400、媒體接待、媒體接待桌、presskit*100份、品牌CF&輕音樂、公關組、「感謝各位媒體朋友蒞臨Xxxx,請大家先依現場公關人員帶位坐定,稍後活動將正式開始⋯⋯」,可以很清楚知道這段時間需要在現場準備完成的所有人事時地物,確保該負責的單位萬無一失,在活動前準備物品時也就更不容易遺漏喔!
另外斐品的習慣是每場記者會前都會有至少2–3次的彩排走位,確保硬體音響燈光、人員(出席藝人/客戶高層/產品介紹講者/舞台助理⋯⋯)、物品等皆就定位,也能現場run個幾次確認順不順,感覺有點卡的地方就能立刻debug,討論最合適的調整,讓整體活動更為順暢、專業、高效,因此彩排是非常重要的。

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重點二:媒體活動場地有哪些類型可選擇?

一般來說實體活動舉辦上,有幾種場地類型選擇,最多品牌愛用的應該是飯店類型,例如位在台北市信義區的W hotel風尚廳、綺麗廳等;另外如果是需要更多場佈、更大型的發表會類型活動,蠻多品牌會考慮松菸、華山等倉庫,多數挑高、場地方正,有些甚至還有梯台,很適合舉辦搭配聲光的大型展演;另外戶外的地點也是很多品牌愛好的類型,更是可以同步舉辦媒體活動與消費者活動的選擇,但在氣候的掌握或備案上就需要多花費點心思;而如果是比較溫馨簡單的媒體餐敘,斐品經驗上蠻常舉辦在餐廳、飯店、咖啡廳等,更方便品牌與媒體交流呦。

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重點三:媒體新聞/議題點該怎麼發想?由公關公司代操是可行的嗎?

在辦一場媒體活動的籌備期間,很重要的一個問題是這次要跟記者們溝通的「新聞點」或「品牌議題」是什麼?斐品發現很多品牌客戶辦記者會的主軸是品牌/產品新上市、產品新功能/服務介紹、品牌新代言人/品牌大使介紹——可以發現有個重點,就是要「」。
對於媒體來說,「」是很重要的一個議題切入方式,這樣的新聞點更有報導的潛力、也能吸引讀者感興趣去了解,除了比較大方向的新,其實餐酒館/餐廳換菜單、新的合作店家進駐等,都是可以透過公關的巧手與創意的腦袋,將相對較為小型的議題,找到有趣的媒體切角、然後展開與記者/編輯的溝通,達到更棒的報導曝光成效。

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斐品客戶之一「露 Dew」台中餐廳,透過新菜單切角獲得多家媒體例如VOGUE, Tatler, men’s uno, Bella儂儂等報導露出。

 

重點四:活動的第三方合作單位大概有哪些?

一場完整的活動/記者會需要很多團隊與夥伴共同來規劃與執行,以媒體活動來說,公關公司多數是整體的規劃/執行/專案管理單位,負責整場活動的所有細節、新聞稿、場地/設計/F&B外燴等、同時也會需要溝通所有合作夥伴例如攝影師、主持人、場佈、硬體⋯⋯等等。
而在合作的第三方當中,有幾個單位是很重要的夥伴之一,包括燈光音響等硬體廠商、設計場佈進撤場等場佈公司、場地租賃單位、外燴餐點(有些是可以依據品牌客製化的呦)、主持人、動靜態攝影師、表演團體⋯⋯等等,可能依據不同的活動規模需求在規格或需求人數上會有所差異。
斐品已有多年媒體活動、實體活動舉辦的經驗,因此這些第三位合作夥伴我們都有長期配合的人選與公司,除了夠專業可以推薦給客戶合作以外,多數都非常好溝通、容易配合,我們除了規劃執行活動以外,也會與這些夥伴們緊密配合、落實高品質的操作,而這對於品牌來說,在溝通上也可以只對單一窗口,讓品牌能花時間再更多更必要的工作事項上,各專業各司其職共同將一場活動做到盡善盡美。

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重點五:媒體活動籌備大概要抓多久時間?

最後一個問題也是最多客戶一開始會發問的,到底這樣一場30–40家媒體出席的記者會,大概需要籌備多少時間呢?以平均來說,大概是2個月左右。
會需要抓多一點時間主要是因為場地要敲、合作人選與單位都需要事先book檔期,因此若活動時間能夠提早確認,這些規劃上就能夠更快跟進,比較不會發生想要的場地已經沒有檔期的窘境;而在密集的專案準備上,包括相關文件撰寫、細節規劃、媒體邀約、RSVP等,大概會需要1–1.5個月的時間執行,整體操作上可以更加完整、在時間掌握度上也能更加從容喔。

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以上就是斐品去年年底因為很多客戶提問下,彙整出來的五大記者會/媒體發佈會籌備解析,希望對於今年Q1&Q2準備舉辦媒體活動的朋友能夠有所幫助,團隊目前也陸續book了3–4月的幾場記者會時間,正在火熱展開最前置的作業中,歡迎透過網站填單,與相當有經驗的斐品聊聊,期待有機會能與很棒、很酷、很有想法的品牌一起合作。

若對於斐品的服務有興趣或想多了解的話,歡迎填寫網站表單,斐品團隊將主動與您聯繫並提供相關公司資料與Sales kit,同時可以安排免費且限量的品牌諮詢服務,讓我們更了解你的品牌、激盪更多創意和行銷公關操作規劃!

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感謝各位品牌主或行銷人員看到這邊,希望很快地就能為您服務、一起合作!

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