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活動企劃必學!分享籌備流程3大系統化重點表格!

斐品整合行銷公關顧問有限公司|活動企劃必學!分享籌備流程3大系統化重點表格!
Photo Credit: Coca-Cola Pop-Up Store
暑假是實體活動的旺季,再加上近期疫情有比較穩定的狀況,品牌都紛紛辦起快閃活動,也讓長期多以數位操作為主的市場有了更活潑的樣貌!而斐品很幸運地在7–9月品牌活動案量滿滿,也有不少潛在客戶正在討論與籌劃當中!
為了讓對於舉辦活動有興趣或需求的行銷人員或品牌主能更輕鬆上手,這篇文章將分享我們活動企劃的3大神仙表格,也都會附上表格圖片讓大家可以參考或下載使用,輕鬆掌握活動企劃必學重點,讓活動舉辦更簡單、籌備起來更得心應手。

✧延伸閱讀:疫情回穩,快閃店/行銷活動復甦!五大台北熱門戶外場地推薦!

 

接下來本文將陸續介紹活動企劃3大重點表格——

Timetable流程圖(甘特圖)、CheckList活動規劃核對清單/檢查表、Rundown節目表/流程表

 

活動企劃第一步驟!

先拉出Timetable流程圖/甘特圖!

在活動準備最一開始的企劃內容,除了品牌創意發想以外,最優先的就是Timetable專案管理流程圖/甘特圖!
一般來說Timetable專案管理流程圖橫軸是時間、縱軸是操作的項目,時間可以以日、週、月、季等來做規劃,那如果是單場的活動,通常都是在最多2–3個月內舉辦,因此會建議以日來抓會更為精準;縱軸則依據項目需求,可以更加寫細,讓整體專案當中所有的夥伴和團隊都能一目瞭然目前的進度與待確認的事項呦!

斐品舉辦活動之Timetable實際表格分享,歡迎下載使用:

✧延伸閱讀:公關活動有哪些工作內容?用Timetable分享記者會案例!

 

活動物品滴水不漏!

就靠CheckList活動規劃核對清單/檢查表!

活動前建議行銷人員務必要盤點現場各區的物品清單、製作成Checklist表單,讓團隊成員或其他公司夥伴個別確認與負責,舉凡活動製作物、桌牌、裝飾物、大型扭蛋機、文件等等都需要一一列上,才能避免漏掉任何現場需要的物品,尤其有些活動物可能是一個組合,例如需要活動背板+鐵架+上層的立體裝置,少了一樣就整個GG,一定要寫好寫滿,東西帶好帶滿!

斐品舉辦活動之Checklist實際表格分享,歡迎下載使用:

✧延伸閱讀:記者會流程、場地、新聞點、場佈背板全解析!輕鬆規劃最新媒體活動

 

活動現場流程順順過,

Rundown節目表/流程表企劃最重要!

活動現場最重要的一份文件沒有之一,大概就是Rundown流程表!所有單位都看這張表執行,內容通常會包含工作分配、進撤場流程、軟硬體規劃、現場準備/彩排等的時間、以及主持人講稿,基本上就是所有細節與企劃內容都會包含在Rundown裏面。
而有的活動還會再分成詳細流程Rundwon與簡版流程Rundwon,前者會包含剛剛所說的全部、後者則以時程表為主,又稱為詳Run與簡Run唷!
斐品舉辦活動之Rundown實際表格分享,由於涉及活動細節,僅提供部分內容呦:

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以上就是活動企劃當中3大神仙表格分享,歡迎各位品牌主或行銷人員們參考使用!如果有其他想法或更好的執行方式,都可以和我們分享或討論、互相進步唷!

每個活動都需要縝密的前置規劃、創意發想、細節籌備與現場高效率的執行力,斐品具備多年的行銷公關經驗與活動企劃能力,團隊完整穩定、且成員累計舉辦超過50場大大小小的實體活動,如果您最近有快閃店、展覽、消費者體驗、記者會等各類型活動的需求,都歡迎與我們聊聊填表單將有客戶經理於3工作日內回覆,並與您相約時間討論諮詢,重點是全程免費!期待和您一起成為下一個精彩行銷案例!

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