活動企劃心智圖大公開，詳解活動人規劃執行四階段！

一個房子要蓋得好，首先要將地基打好，才能在這之上繼續興建建築、設備、或是裝潢。同理，一個優秀的活動企劃，需要將前期規劃及籌備做的扎實、思考的透徹、把無數個細節做好做滿，如此在活動執行期間做到的所有成績，將會成倍的提升活動整體效益。

除了將活動辦好，更要辦得吸睛、有影響力，讓活動一次性的曝光操作，可以維持得更久、提升更多的討論。而為了有效地達到這個目標，需要循序漸進、穩扎穩打的規劃整體活動，我們從活動整個流程四階段一一和大家分享。

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第一波段：活動前期規劃就從5W1H展開！

很多時候舉辦活動是為了行銷品牌，讓人們能透過活動認識、了解一個品牌與產品，但活動要做些什麼？如何舉辦？預期效益為何？這些則是一開始在活動發想時就需要去思考的內容。

5W1H釐清活動內容，提案更能精準貼近品牌需求！

在活動前期提案時，常見的做法是透過「5W1H」去釐清活動的內容、目標和形式，例如What的確認活動主題與內容、When的挑選活動時間、Where的活動舉辦地點、Who的活動主要TA（目標受眾/Target Audience）、Why的辦活動初衷或目標、How的如何舉辦（確認活動經費等）。

確定整體架構後，再統整出一份完整的提案與品牌/上層長官報告討論，接著再將規劃活動經費表及時程表確認下來，讓活動更順利朝著具體執行的方向前進。

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第二波段：籌備與宣傳期是活動敲門磚，魔鬼藏在細節裡！

籌備與宣傳雖然是兩件事情，在時間上卻常需要同步處理，一部份持續準備接下來的大活動、一部分也需要挪時間為了活動宣傳以提升人流與曝光效果，這階段絕對是活動人最容易手忙腳亂的時候。

事前籌備工作不可馬虎，各類型廠商溝通是必須！

一場看似單純的活動，其實攤開來說合作的單位真的不少！例如活動場地租賃接洽、硬體設備規劃租賃、輸出製作物及其他活動相關人員的支持都是，所以在前期籌備的階段會有很多需要聯繫、討論及確認的事情，例如麥克風與音響規格數量、動線規劃、主持人/表演團體/藝人出席等等，唯有在前期將所有事情陸續準備妥當，活動才能順利舉行。

活動宣傳需要同步進行，讓活動獲得更多曝光與人流！

宣傳與推廣是幫助活動觸及到更多TA族群的方式，透過多種管道例如數位廣告、社群內容、KOL/網紅/藝人即將出席的預告分享等，讓消費者能夠有機會得知活動訊息，再搭配如限定優惠、抽獎送禮等現場活動的誘因，提升民眾前往共襄盛舉的意願。

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第三波段：活動現場執行分工精細做足準備！

現場人力分工多組別完善分配，才能順利舉辦活動

對於投入現場執行的活動人來說，若想讓活動「成功」，順利舉行是首要條件，所以完善的工作分配是不能缺少的。

以一場活動來說，可能會有的組別就包括總統籌、技術組、接待組、媒體組、藝人組、記錄組、表演組、以及機動組，每個小組可能有1–5人不等，依據需求與人力配置而定，通常大型的活動每個組別的工作人員也會越多。

現場宣傳配套聚眾活動提升人流，流程與動線也該要整體規劃！

活動期間創造大量的人流，將能有效提升品牌曝光度與討論度，也是勞心勞力舉辦活動最重要的目標之一！活動期間建議可以規劃相關聚眾誘因，例如打卡送優惠、兩人同行一人免費、IG按讚拿小禮物等等集客活動，或是邀請網紅或明星到現場與粉絲互動，透過他們本身的知名度與號召力，擴大活動TA受眾至粉絲們，有助於擴大擴廣品牌認知度。

此外，人流一多，動線與流程規劃上就應該要更加完善，流程Rundown是必須，同時也建議至少做過1次全體行前會、現場至少2次彩排，能夠讓活動變因降低，讓舉辦上更加順利完善喔。

第四波段：活動回顧評估是下一波段的操作指標

為了讓下一次舉辦活動更順利、成功、減少失誤，活動結束後不能少了回顧的流程，主要是來評估這場活動操作的成效，以及討論是否有需要改進/學習的地方。

外部資料可以透過問卷與數據分析，讓下次活動更符合受眾期待

最常見的評估方法為問卷調查，能夠了解與會者對此次活動舉辦的想法，作為下次舉辦活動的參考。另外還能透過各種數據的分析，例如廣告觸及人數、活動社群平台瀏覽量、轉化率等等，以最直接的數據去呈現整場活動效益。

檢討會不一定只能檢討不好的，好的或該感謝的也可以趁這階段表揚

活動後大多數團隊都會開一個會議，討論這次活動的成效，同時也檢討可以改善的地方，多數公司稱為檢討會。

而斐品每次活動結束也會own這樣的會議，但我們不叫檢討會，我們叫「活動感謝時間」，主要原因是一場活動舉辦下來，有好的、也有可以更好的，但大家都是為了工作盡心盡力、都是辛苦的！

所以我們活動後會花一個時間坐下來，大家分享這個活動看到覺得很棒的地方、給予對方稱讚；觀察到活動上可以更好的地方、我們思考下次可以亘優化的方向；而在整場活動中最感謝的人/事情/或團隊，則是最後一Part的壓軸，我們會各自分享想要感謝的對象，在現場的話就親面跟他說謝謝、不在現場就以文字訊息的方式會後呈現，讓團隊更貼近、也讓客戶服務品質可以更加提升。

活動企劃涵蓋的工作項目很廣泛，通常會視活動大小而有著不同程度的複雜性，通常做活動也不會只僅限於當下，而是希望能夠透過前期宣傳、後期的長尾效益，達到最好的成效。

儘管活動準備上每一個階段都多而雜，但只要一步一步的和團隊一起將這些細節做好，每一次都進步一點，活動就越能成功！

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斐品活動舉辦經歷豐富，包括快閃店、消費者活動、記者會、媒體餐敘、新品發表會等都是我們很常操作的活動類型，因此在這四個階段的操作與規劃上非常熟悉、也具備多家廠商的資源與合作默契，如果品牌主或行銷人員們看到這邊，有想要來討論看看活動舉辦的可能性，都歡迎與我們聊聊！